– Anka, gdzie Kaśka trzyma dokumenty przetargowe? – Matko, nie wiem, gdzieś na serwerze? – Nie ma, ratunku, musimy przygotować ofertę na jutro a Kaśka jest na chorobowym do końca tygodnia!!!!
Znacie takie przykłady z „życia wzięte”? Z Waszej pracy albo historii znajomych?
Potrzebujesz szybko znaleźć ważne dokumenty – niestety koleżanka „gdzieś” je ma na swoim „kompie”, który w dodatku zabrała do domu, bo poszła na zdalne, a w międzyczasie się rozchorowała.
Takie sytuacje pokazują, jak ważny jest #Lean i jak bardzo pomaga w pracy biurowej.A jako że jestem świeżo po intensywnym szkoleniu Lean Office – wiem, jak bardzo wszyscy robią „wow”, gdy się pokazuje idealnie proste i skuteczne rozwiązania leanowskie w biurze.
Jak najprościej zadbać o łatwy i szybki dostęp do ważnych dokumentów w sytuacji pracy zdalnej/zmianowej części zespołu?
- Zadbaj o wspólne dzielenie przestrzeni dyskowej.
- Dopilnuj przekazywania zadań zwłaszcza w sytuacji pracy zdalnej to niezbędne.
- Ustal procedury spotkań z zespołem.
- Ustandaryzuj przepływ korespondencji w firmie (i tej papierowej i tej mailowej).
- Zrób „akcję 5S” na sprzęcie komputerowym, czyli:
- Sortowanie – porządkujesz wspólną przestrzeń na ogólnodostępnym dysku, pozbywasz się tego, co w konkretnym katalogu jest zdecydowanie niepotrzebne.
- Systematyka – sprawdzasz, czy katalogi są czytelnie nazwane, by łatwo było odnaleźć poszukiwany dokument.
- Sprzątanie – wywalasz stare zdjęcia, pliki, porządkujesz pulpit, jednym słowem – sprzątasz.
- Standaryzacja – nazywasz katalogi zgodnie z przyjętą systematyką i np. ich papierowymi odpowiednikami (segregatorami).
- Samodyscyplina – pilnujesz, by to wszystko utrzymać
Lean niesamowicie:
– ułatwia pracę,
– oszczędza czas
– ogranicza marnotrawstwa.
O ile w produkcji ten system jest niemal wzorowo wykorzystywany, o tyle w administracji i office leanowskie rozwiązania wciąż mocno kuleją – a tymczasem wystarczy proste 5S by uzyskać efekt WOW.
Polecam zaprzyjaźnić się z #Lean i #Kaizen.
Szczupłe zarządzanie stosuję od wielu lat.
- Bo małe kroki często prowadzą do dużych zmian.
- Bo małe kroki to możliwość ugruntowania nawyku.
- Bo małe kroki to dojrzewanie do usprawniania tego, co wokół nas.
- Bo 1/3 życia spędzamy w pracy – ulepszając ten czas poprawiamy tak naprawdę jakość swojego życia.
A ty jak usprawniasz swoją pracę biurową? Podziel się sprawdzonymi sposobami.
Pozdrawiam
#ŚrodaZWiedźmąBiznesu
