Audyt w organizacji często budzi skojarzenia z kontrolą, oceną lub „szukaniem winnych”.
W rzeczywistości to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do zrozumienia, jak naprawdę działa organizacja, gdzie są jej silne i słabe strony. Czy warto zdecydować się na audyt zewnętrzny? W mojej ocenie zdecydowanie tak.
To jak „pełne badania diagnostyczne” firmy – zanim podejmiesz ważne decyzje, trzeba zbadać „pacjenta”.
Bo często jest tak, że zarządzasz organizacją. Masz sprawne zespoły, niezłych managerów. A jednak widzisz, że coś nie działa, jak powinno, tylko nie wiesz dokładnie co. Wówczas przydatne bywa zewnętrzne oko audytora.
Czym jest audyt organizacyjny?
To kompleksowe spojrzenie na całość funkcjonowania organizacji i analiza kluczowych obszarów jej działania.
Może obejmować m.in.: strukturę, procesy, komunikację, kulturę organizacyjną, liderów, motywację pracowników, strategię, HR, sprzedaż, finanse, ESG. W zależności od celu, audyt może mieć charakter:
- strategiczny
- kulturowy
- kompetencyjny
- operacyjny
- procesowy
- lub mieszany (holistyczny)
Czego może dotyczyć audyt w organizacji?
Prowadzimy takie audyty od wielu lat. W ubiegłym miesiącu w średniej firmie produkcyjnej, przyglądaliśmy się działaniu firmy na różnych poziomach: od przepływu komunikacji, procesów, kultury organizacyjnej, do logistyki i produkcji.
Audyt może być całościowy, ale analiza może dotyczyć także wybranych obszarów, np.:
- struktury zarządzania– czy kompetencje i odpowiedzialności są jasno rozdzielone
- komunikacji wewnętrznej– czy przepływ informacji działa na każdym poziomie
- kultury organizacyjnej– jakie są niepisane normy, które wpływają na zachowania
- zaangażowania i motywacji pracowników– co ludzi napędza, a co ich zniechęca
- procesów operacyjnych– jak wygląda przepływ pracy, gdzie tracimy czas/pieniądze
- relacji między działami– współpraca czy silosy
- roli liderów i menedżerów– czy wspierają rozwój czy tylko zarządzają zadaniami
Jak wygląda audyt w organizacji?
To uporządkowany proces, który zazwyczaj przebiega w kilku krokach:
- krok: wyznaczenie celu i zakresu (co chcemy zbadać, jakie obszary?)
- krok: zbieranie danych (za pomocą różnych metod, m. in. rozmowy z pracownikami, ankiety, analiza dokumentów, procedur, itd.)
- krok: analiza i diagnoza
- krok: raport z wnioskami końcowymi
Jak już wspomnieliśmy, w ubiegłym miesiącu przeprowadzaliśmy audyt w firmie produkcyjnej.
W obszarze miękkim przyglądaliśmy się m.in.:
- Jak wygląda przepływ informacji w firmie?
- Czy dokumentacja HR jest ok?
- Czy są właściwe prowadzone akta pracownicze?
- Czy ludzie wiedzą, jakie mają zakresy obowiązków?
- Czy wiedzą, co zrobić w danej sytuacji?
Na produkcji i logistyce obserwowaliśmy:
- Czy są dobrze weryfikowane koszty do poszczególnych zleceń?
- Czy jest weryfikacja, w jakim czasie konkretny produkt schodzi z maszyny?
- Czy są liczone czasy przepływu przez cały proces?
- Czy właściwe zamawiane są komponenty do uruchomienia procesu – tu wyraźnie wychodzi współpraca (albo jej brak) z logistyką (czy ludzie sobie przekazują info, czy są procedury, itd.).
Po zebraniu danych powstał raport otwarcia: co zastaliśmy w firmie, jak organizacja realizuje procesy, jaka jest kultura organizacyjna (a może wcale je nie ma), jak pracownicy postrzegają zarządzanie, jak wygląda komunikacja. Wreszcie – jak przepływa proces: od przyjęcia zlecenia do zrealizowania, czyli cała logistyka.
Co możesz zrobić z wynikami audytu?
Audytorzy są zewnętrznym lustrem, w którym przegląda się organizacja, a na bazie tego przeglądu przygotowane są rekomendacje do wdrożenia.Na bazie takich wniosków organizacja może:
- stworzyć strategiczny plan zmian – oparty na faktach, nie intuicji
- skutecznie zarządzić ryzykami, zanim przekształcą się w kryzysy
- wdrożyć zmiany strukturalne lub procesowe – i wiedzieć, od czego zacząć
- rozpocząć proces transformacji kultury organizacyjnej – z konkretnym punktem wyjścia
- przeprowadzić sesje rozwojowe dla liderów lub całych zespołów
- ustawić priorytety HR/People & Culture pod kątem realnych potrzeb
Korzyść dla organizacji
Przede wszystkim zewnętrzne i obiektywne spojrzenie na to, co się dzieje w procesach, w strukturach, gdzie zębatki zgrzytają i nie działają, jak trzeba. Identyfikacja wąskich gardeł, odkrycie nieuświadomionych barier, ale i szans. Zewnętrzny ogląd jest zawsze obiektywny i pozbawiony kontekstu.
Chcesz o tym porozmawiać?
Jeśli tak – śmiało, napisz do nas za pośrednictwem formularza BEZPŁATNA KONSULTACJA
Bądź na bieżąco z naszymi nowościami – zapisz się do newslettera i zaglądaj na nasze Social Media, tam także lubimy się dzielić wiedzą:
