Jak wykorzystać filozofię Kaizen i metodę małych kroków w pracy Wirtualnej Asystentki?

Kaizen, wywodzący się z japońskiego, oznacza dosłownie „zmiana na lepsze”. To podejście zakłada, że drobne i ciągłe usprawnienia są kluczem do osiągnięcia znaczących rezultatów. W kontekście pracy wirtualnej asystentki, filozofia Kaizen zachęca do nieustannej refleksji nad swoją pracą, identyfikowania obszarów do poprawy i wprowadzania stopniowych zmian, które prowadzą do zwiększenia efektywności i jakości wykonywanych zadań. Ciągłe ulepszanie i eliminacja marnotrawstwa sprawdzą się. nie tylko w zawodzie Wa, ale w pracy każdego freelancera.

Filozofię Kaizen poleca od lat Sylwia Petryna, CEO Petra Consulting, mentorka i ekspertka Kaizen. Sylwia propaguje metodę małych kroków jako najlepszy sposób do osiągania celów zawodowych i osobistych. A robi to już 20 lat – więc można zaryzykować tezę, że ta filozofia i metoda sprawdź Asię w 100%.

Metoda małych kroków, wywodząca się wprost z filozofii Kaizen, pozwala absolutnie KAŻDEMU, bez rewolucji i gwałtownych zmian – polepszać swoje życie osobiste i zawodowe- podkreśla Sylwia. – W zawodach kreatywnych, takich jak graficy, copywriterzy czy WA zdecydowanie pomaga zarządzać własnym czasem i być bardziej efektywnym.

Metoda małych kroków – klucz do efektywności

Praca wirtualnej asystentki, choć elastyczna, może wiązać się z wyzwaniami, takimi jak samodyscyplina, organizacja czasu oraz utrzymanie skupienia w środowisku online. Metoda małych kroków podpowiada, że nie trzeba radykalnie zmieniać swoich nawyków. Wystarczy wprowadzać niewielkie zmiany w codziennych rutynach, dzięki czemu stopniowo pokonujemy ograniczenia i osiągamy lepsze rezultaty. I spojrzeć na swoją prace przez pryzmat procesów (a tu już nam się kłania Lean) aby móc zobaczyć, co szwankuje i co należy poprawić lub wyeliminować.

W jaki sposób możesz jako WA zastosować Kaizen w usprawnieniu swoich działań? Koniecznie przeczytaj ten artykuł do końca.

Synergia i działanie – czyli patrz w ogóle, ale i w szczególe

Sylwia przygotowała kilka prostych wskazówek, które pomogą Ci lepiej organizować swoją pracę jako WA.

Aby dobrze zaplanować swoją pracę jako WA pamiętaj o kilku generalnych zasadach:

Cel i wizja

dobrze jest zacząć od stworzenia planu działania, z jasno określonymi krokami do osiągnięcia. W jakich obszarach będziesz działać? Jakie usługi będziesz oferować? Ile chcesz miesięcznie zarobić na swojej działalności? Czyli – strategia.

Procesy

W każdej pracy opieramy się na jakichś procesach. W pracy WA jest tak samo: obsługa administracyjna – na to składa się wiele procesów (jakich – dobrze sobie je rozpisać), obsługa social mediów (co się dokładnie na to składa), wystandaryzować – np. stworzyć szablony do e-mailingu lub całego procesu obsługi klienta (umowa, itd.)

Wyeliminowanie marnotrawstwa

W pracy WA jest go sporo, to zawsze jakieś czekanie na akceptacje, albo jakaś nieoczekiwana awaria systemu albo inne, nieprzewidziane kwestie 😉 jeśli masz poukładane procesy to po pierwsze łatwiej zobaczysz, gdzie ten czas się najwięcej marnuje, a po drugie – możesz elastycznie się „przełączyć” na inne zadanie, które np. nie wymaga dostępu do Internetu.

Monitorowanie czasu

Dobrze jest wiedzieć, ile konkretne zadanie zabiera Ci czasu. Np. ile wymaga prowadzenie codzienne sociali, którymi zarządzasz, a ile przygotowanie oferty handlowej. To po pierwsze pomaga zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji, po drugie – ułatwi Ci wycenę takiej usługi. Po trzecie – pomoże elastyczniej zaplanować harmonogram dnia.

Jakie konkretne małe kroki mogę wdrożyć w swojej pracy Wirtualnej Asystentki?

Oto kilka sprawdzonych tipów.

• małe kroki w wycenie swoich usług. Popatrz procesowo na poszczególne zadania. Przykład? Znajdowanie leadów, obsługa telefoniczna, procesowanie umów – zobacz, ile czasu dane zadanie ci zajmuje. Jeśli jakieś zadanie wymaga większego nakładu czasowego – wyceń je zadaniowo, a nie godzinowo. Tak będzie efektywniej
  
  
• podziel swój dzień pracy na poszczególnych klientów. Np. 2 godziny dla każdego. Wtedy łatwiej zobaczysz, ile jesteś w stanie wykonać pracy w ciągu założonego dnia pracy – i ile masz „wolnej” przestrzeni np. na nowych klientów
  
• organizacja zadań. Jeśli masz wielu klientów, możesz podzielić swój tydzień pracy na realizacje zadań przestrzegając pewnych elementów optymalizujących. Przykład? Możesz zaplanować dzień następująco:  pracujesz od 8:00 do 11:00 i realizujesz zadania ważne i wymagające pilnego wykonania. Sprawdzasz, którzy klienci wymagają aktywności np. wieczornej lub popołudniowej i dla nich poświęcasz czas np. od 19:00 do 21:00.  Dzięki temu wiesz, gdzie masz wolny czas i możesz załatwić np. domowe sprawy, wizytę u lekarza z dzieckiem lub spotkanie z nowym klientem 

Pamiętaj o tych ważnych zasadach!

• nie wszystko na raz  nie rób jednocześnie kilku rzeczy, bo może się to odbić na jakości
  
  
• szukaj rozwiązań możliwych do wdrożenia – jeśli coś ci nie wychodzi, zabiera za dużo czasu, lub widzisz, że jesteś nieefektywna w konkretnym działaniu – myśl „jak to zmienić”, a nie „dlaczego tak się dzieje” 
  
  
• jeśli np. pomagasz w prowadzeniu Social Mediów i masz jeszcze pewne braki, np. w przygotowywaniu grafik, nie zniechęcaj się tym tylko kieruj zasadą:  rób coś, gdy możesz osiągnąć choć 50% rezultatu, a pomyłki koryguj na bieżąco
  
  
• wprowadzaj zmiany małymi krokami, ale etapowo: mam tu na myśli ulepszanie jednego aspektu pracy (np. organizacji kalendarza lub przygotowania newslettera), zanim przejdziesz do innych obszarów. Wtedy to działa 

Jeśli zainteresowała Cię metoda małych kroków i filozofia Kaizen – skorzystaj z naszej pigułki wiedzy – polecamy świetny warsztat prowadzony przez Sylwię 

Kaizen – jak mały krok może prowadzić do dużych zmian

O Kaizen w kontekście odpoczywania posłuchaj także w podcaście Forbes Women tutaj: Jak odpoczywać w duchu Kaizen